Mainam ang maagap. Kaya kung isa ka sa nagbabalak nang pumasok sa Filipino workforce any time soon, simulan na ang pagtitipon ng pre-employment requirements para sa HR (Human Resources).
Sino ang dapat magpasa ng pre-employment requirements?
Kailangan magpasa ng pre-employment requirements ang sinumang papasok sa entry-level na trabaho: senior high school graduate, college graduate o undergraduate, out of school youth o Alternative Learning System completer… lahat kailangan magbigay nito.
Kahit experienced employee ka na pero lilipat sa bagong kumpanya, magpapasa pa rin kaya huwag kalimutan magpa-photocopy at i-scan ang mga dokumento!
Para saan ang mga pre-employment requirements?
- Para mabigyan ka nang tamang benepisyo mula sa gobyerno (SSS o GSIS, Pag-IBIG, PhilHealth)
- Para makabayad ng ayon na buwis o tax bilang responsableng mamamayan
- Para mag-background check ang HR at
- Para maisama ang iyong detalye sa employee database ng kumpanya
Pro-Tip: Ayon sa Republic Act 11261 o First Time Jobseekers Assistance Act, LIBRE para sa first time job hunters ang pag-request ng government pre-employment documents. Know your rights! Read about it here.
1. PSA Birth Certificate
Ito ang opisyal na dokumento mula Philippine Statistics Authority (PSA) na nagpapatunay ng iyong impormasyon bilang mamamayang Pilipino.
Paano kunin:
- In-person sa PSA Civil Registration Service outlets o PSA Serbilis outlets. Take note: gumawa muna ng appointment sa PSA Helpline.ph
- Online Order. Kung suki ka na rin naman ng online shopping, bakit hindi sa pagkuha ng birth cert? Click here.
2. NBI Clearance / Barangay or Police Clearance
Ito naman ang patunay na wala kang criminal record at hindi on the run. Malimit ito ang hinahanap ng mga employer pero kung kulang pa ang IDs mo, pumunta sa barangay at mag-request ng barangay clearance.
Isang option din ang police clearance (apply here).
Paano kunin:
- Mag-apply para sa NBI clearance sa link na ito at sundan ang proseso. Huwag kalimutan mag-scroll sa pinakailalim ng website para sa First Time Jobseekers button!
Online ang pagbigay ng impormasyon pero kailangan pa rin pumunta on-site para sa biometrics.
3. Official Transcript of Records
Ang TOR ang nagsasabi ng iyong educational attainment o natapos. Minsan imbes na TOR, ang hinahanap ng employer ay diploma kung college graduate ang hanap nila.
Para sa senior high school graduates ito ay ang Form-137 (Permanent Record) at Form-138 (Report Card). Sinusumite rin ito sa college applications.
Paano kunin: Pumunta o kontakin ang school registrar ng high school/college/university para makapag-request.
4. 2×2 photo
First impressions last. Pero minsan: “don’t judge a book by its cover.” Regardless, pro-tip na magkaroon ng professional photo na naka-kwelyo o business attire.
Keep a digital copy handy para mailagay sa online CV/resume- at para tipid na rin tuwing mag-papaprint ng hardcopy.
Paano kunin:
- Magpakuha sa mga photo booth o shop. Madalas may option na sila na ang maglalagay ng mukha mo sa template ng business attire.
- Magpakuha sa bahay. Siguraduhin lang na may plain white background at maganda ang lighting.
Kung sakaling iniisip mo na gumamit ng paid AI tools para mas “professional” ang iyong look, laging isipin: mukha bang retokada ako dito? Magiging expectations vs reality ba?
5. IDs
Bukod sa pagiging pre-employment requirement, maraming gamit ang valid government-issued ID. Take note: hindi lahat ng nasa listahan ay makukuha ng estudyante.
- Philippine Passport issued by the Department of Foreign Affairs (DFA). (Info here!)
- Philippine National ID issued by the Philippine Statistics Office
- UMID Card (a.k.a Unified Multi-Purpose ID) issued by SSS
- Driver’s License issued by Land Transportation Office (LTO)
- PhilHealth ID
- TIN ID issued by BIR (apply for a digital version here)
- Postal ID issued by your local postal office
Kakailanganin mo ng 1-2 valid IDs para sa susunod na requirements.
Take note: Maaari na ang iyong first employer ang magproseso ng mga ito; huwag mahiya magtanong sa HR sa iyong first day! Pero kung gusto mong ihanda na, bakit hindi?
6. Social Security System (SSS) Form E-1
Lahat ng empleyado ay required by law na maging miyembro ng SSS. Isipin mo na lang na makatutulong ito sa iyong retirement, calamity loans, etc.
Paano kunin: Kung hindi ang HR ang mag-aasikaso nito, go to sss.gov.ph. Fill out the form, submit it online, and go to your nearest SSS branch for the additional in-person requirements. Tandaan ang iyong SSS number!
7. Pag-IBIG Membership ID
Tunay na give and take sa pag-ibig… dahil ang monthly contributions mo at ng employer sa Pag-IBIG ay maaaring daan para makakuha ng tulong pinansyal kung sakaling bibili o magpapa-ayos ka ng tirahan.
Paano kunin:
- Kung hindi ang HR ang mag-aasikaso nito, mag-register sa pagibigfundservices.com/pubreg/.
- Abangan ang text o SMS ng iyong Registration Tracking Number (RTN) at permanent Membership ID (MID) number.
8. PhilHealth Number
Mandatory requirement din ang Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth) para sa health insurance (cash assistance at abot-kayang health programs) Health is wealth!
Paano kunin:
- Fill out two copies of the PhilHealth Member Registration Form. Submit these to your HR department.
- Huwag kalimutan i-check from time to time ang iyong account online para siguradong nagrereflect ang iyong contributions!
9. Tax Identification Number
Lahat ng bagong empleyado ay dapat makapag-file ng BIR Form 1902 within 10 days of employment para mabigyan ng Tax Identification Number (TIN). Bilang responsableng mamamayan, ang employee at employer ay hinihikayat na magbayad ng tamang buwis.
Paano kunin:
- Bibigyan ka ng HR ng Form 1902 na maaari rin madownload dito.
- Isumite ang form kasama ang kopya ng birth certificate at valid ID na may complete name at address.
- Take note: ayon sa TRAIN Law (RA No. 10963, Tax Reform for Acceleration and Inclusion), kung ang kinikita mo ay Php 250,000.00 below, hindi mo kailangan magbayad ng income tax.
Itong susunod na VIP requirements ay magagawa mo lang kapag tinanggap mo na ang job offer. Madalas sagot ng kumpanya ang babayaran dito.
10. Physical or Medical Exam
Bukod sa clean bill of health, ang pre-employment medical examination ang magsasabi sa employer (at sa iyo) kung physically fit for the job ka.
And of course, kung meron ka ng mga ito.
11. PSA Marriage Certificate
Kung ikaw ay kasal na. Marerequest din ito sa PSA website.
12. Certificate of Employment
Kung may huling employer ka.
Any questions? Muli, huwag mahiya magtanong!
That’s what the TrabaHunters Community is for!
